Электронный образ документа: главные преимущества, основные требования

Под электронным образом документа принято понимать его электронную копию, но изготовленную на бумаге. Электронный образ для онлайн-портала Госуслуги можно создать путем сканирования оригинала.

Понятие электронного образа документа

Документы, отсканированные на бумаге, требуются при посещении каждой организации или учреждения. Каждый гражданин при оформлении бумаг на что-либо, сталкивается с необходимостью создания электронных образов. Во многих учреждения (к примеру, в судебной практике) требуется их заверение в установленном порядке.

К электронным образам предъявляется целый ряд требований:

1. Масштаб ксерокопии должен составлять 1:1, допустимые цвета — черно-белый или серый. Цветная печать целесообразна, когда бумага содержит какие-то элементы графики или текст, выполненный в цвете. Но даже в этом случае цветная печать будет присутствовать, если это имеет значение (к примеру, как-то повлияет на рассмотрение дела в суде).
2. Образ должен содержать все те же реквизиты и признаки, указывающие на его подлинность, которые присутствуют у оригинала. Это важно, когда дело касается печати или углового штампа.
3. Допустимый формат файла — PDF, размер его не должен быть больше 30 Мб.
4. Каждый образ должен быть отдельным файлом, также должно быть название. Благодаря им упрощается идентификация бумаг и их объема.
5. На образе не должна стоять защита от копирования. Они должны быть пригодными к работе (то есть к повторному копированию). Не допускается наличие на них мультимедийных элементов, скрытых сценариев на каких бы то ни было языках программирования. Важно понимать, что электронный образ не заменит оригинал.
6. Образ заверяют как простой подписью, так и усиленной.

Электронный документ

Это еще одно понятие, зачастую ошибочно его путают с электронным образом. Как раз электронный документ — это информация, представленная в электронном формате. В данном формате информацию принимаются для работы на компьютерах. В данном случае отсутствует предварительное создание справок на бумаге. Но даже здесь должна присутствовать подпись. Основное отличие такого документа от образа состоит в том, что первый изначально изготавливаются в электронном виде.

Важно! Есть также разделение в полномочиях сотрудников: одни имеют право подписывать электронные образы, другие — электронные документы.

К таким документам предъявляются иные требования:

1. Формат PDF обязателен, как и возможность копировать текст: суд может принять только его.
2. Все прочие прилагаемые файлы должны иметь аналогичный формат. Там, где есть графические элементы, допустимы еще форматы JPEG (JPG), PNG, TIFF.
3. Размер — до 30 Мб.
4. Каждая бумага представляет собой отдельный файл со своими названиями.
5. Никаких посторонних элементов файлы содержать не могут, они должны быть готовы для копирования и печати.
6. Электронная подпись — только квалифицированная. Она должна располагаться в отдельном файле. То же самое касается подписей разных людей: каждая подпись будет в отдельном файле.

Такие документы удобны тем, что позволяют быстро выполнить любую работу, не допустить ошибок. Такие файлы смогут подписать все нужные лица, даже если в этот момент они находятся далеко друг от друга. На этом экономится масса полезного времени и денег. Электронный архив — это возможность избежать множества бумаг в кабинетах, под который порой выделяются отдельные площади. Электронные бумаги содержатся как в архивах, так и на специальных носителях — флеш-картах, дисках, дополнительном оборудовании.

Электронный документ и электронная подпись

Для того чтобы каждый из этих бумаг имел юридическую силу, их заверяют электронной подписью. Для того чтобы такая подпись считалась действительной, она должна соответствовать следующим требованиям:

1. Сертификат ключа должен быть актуальным.
2. Должны присутствовать доказательства, указывающие на время подписания того или иного файла.
3. Подтверждение подписи должно содержаться в том же файле, где ее используют.
4. Использование подписи должно происходить по прилагаемому к ней сертификату. Такой сертификат получают в тех же удостоверяющих центрах, что и сами подписи. Клиент предоставляет USB-носитель, и сотрудники центра скидывают на него нужные для работы ключи и сертификаты, без них визирование файлов невозможно. Только печать, созданная по всем правилам, делает электронные справки равными по с бумажной документацией.

Виды электронных документов

Так как электронных бумаг много, выделяют их классификации:

1. По типу содержимого. То есть они могут содержать разные файлы: тексты, графику, мультимедиа, анимацию, звуки.
2. По доступности. Здесь подразумевается открытость или скрытность доступа из-за наличия какой-то тайны. Если файл скрытый, то его просмотреть могут только избранное количество людей. Такие справки содержать коммерческую или государственную тайну.
3. По присутствию электронной подписи. Если на бумаге стоит такая подпись, по ней можно узнать ее автора. Благодаря подписи это юридический файл. Без подписи — это электронный скан.
4. По отраслям: документообороту каждой отрасли присущи свои бумаги, они отличаются собственной спецификой.

Зачем нужен электронный документооборот?

Электронный документооборот важен в любой организации, причем на всех ее ступенях от руководства до простых служащих. Он помогает минимизировать время поиска нужной справки, быстро создавать необходимые подборки, облегчает контроль за соблюдением дисциплины, ускоряет подписание бумаг у начальства. С помощью документооборота можно бесконечно долго хранить все нужные сведения, создавать шаблоны, согласовывать их, налаживать автоматический контроль за сроком действия договоров и лицензий, формировать комплекты бумаг для разных целей.

Электронный документооборот — это способ отправлять бумаги между организациями и компаниями в кратчайшие сроки, избегая задержек и просрочек. Стоит только все наладить, и система документооборота будет сама отправлять справки в нужные сроки и в нужные места. Для компаний это великолепный способ сэкономить средства на рисках, которые возникают из-за ошибок в отправке бумаг из-за их утери.

Важно! Малый и средний бизнес тоже получает преимущества от электронного документооборота: сокращается время заключения сделок, деньги своевременно отправляются по назначению, стабилизируются доходы.

Электронный образ для Госуслуг

Портал Госуслуги вошел в обиход граждан. Туда обращаются в разных ситуациях, но в любом случае необходимо предоставлять тот или иной пакет бумаг. Для удобства пользователя в личном кабинете можно сохранить копии всех личных справок, но их данные предварительно необходимо подтвердить в МФЦ. Наличие бумаг в личном кабинете в разы упрощает заполнение анкет для получения разных услуг.

Граждане могут быть уверены в сохранности и конфиденциальность личных данных, так как все они защищены системой шифрования. Даже если система будет взломана, этими данными никто не воспользуется с преступными намерениями. Только по желанию пользователя госслужащий или сотрудник МФЦ получит временный доступ к личным данным. Временной интервал, в течение которого будет открыт доступ, пользователь также волен выбрать сам.

Требования к документам на Госуслугах

Для получения разных услуг через портал Госуслуги потребуется несколько отличающийся друг от друга пакет бумаг. Но вне зависимости от комплектации пакета, к справкам предъявляются единые требования.

Главный документ любого гражданина РФ — это паспорт. На портале из него следует представить разворот, содержащий сведения о самом владельце, о его регистрации по месту жительства (или о снятии с него), воинской обязанности. Если паспорт будет представлен не в той мере, в которой должен, то это будет основанием для отказа в большинстве услуг.

Для того чтобы представить паспорт на портал, его нужно отсканировать в формате с высоким сжатием. Это формат jpg (jpeg). Допустимое качество изображения — 200 DPI. При низком разрешении паспорт будет плохо читаемым, следовательно, его портал не примет. Если же сделать копию в высоком разрешении, то получится только одна страница, вместо необходимых 5-6.