Онлайн-касса для ИП: правила подключения, требования к оборудованию, преимущества и недостатки

Федеральный закон №54 гласит, что онлайн-касса становится обязательной для всех индивидуальных предпринимателей. При этом законом определены сроки перехода на новый тип касс. Эти сроки отличаются для разных категорий бизнеса. Кроме того, в законе упоминается о некоторых исключениях. Не каждый предприниматель пока еще понимает смысл этих нововведений, ведь ранее без них обходились.

Плюсы и минусы

Онлайн-кассы имеют свои достоинства и недостатки. К достоинствам относятся:

1. Онлайн-касса напрямую передает сведения обо всех произошедших операциях в налоговую службу и оператору фискальных данных (ОФД). Благодаря этому снижается количество налоговых проверок.
2. Клиенты ИП отныне могут получить чек как в привычной бумажной форме, так и в электронной. Это происходит путем рассылки смс-сообщений или писем в электронной почте.
3. Благодаря разработкам получилось инновационное оборудование.
4. Для работы на кассе теперь не требуется какого-то специального обучения, так как касса имеет простой интерфейс.
5. Новое оборудование и внедрение передовых технологий дает возможность идти в ногу со временем и соответствовать закону.
6. Стало легче вести номенклатуру и работать с каталогом товаров.
7. Личные кабинеты созданы по принципу облака, поэтому кассой (или даже несколькими) можно управлять дистанционно — через интернет. Таким же способом можно редактировать каталог, устанавливать и менять цены и делать отчеты быстро и удобно.
8. Работа с онлайн-кассой — это возможность проверять остатки и собирать статистические данные по всем направлениям.

Как уже упоминалось, есть исключения, и некоторым ИП нет необходимости подключать себе онлайн-кассу. По состоянию на 2018 год переход на такие кассы уже осуществили ИП, специализирующиеся в торговле (особенно, если она связана с реализацией подакцизных товаров) и на сфере общественного питания при наличии наемных работников.

В 2019 году переход на онлайн-кассы осуществляют самозанятые предприниматели и те, кто работает по единому налогу на вмененный доход. По состоянию на 2019 год самозанятые еще не платили никакого налога. Но уже с 2020 года они будут это делать, так как закон предписывает отчислять 4% своих доходов при оказании услуг физическим лицам. Кассы при этом для самозанятых не обязательны. Таким образом получается, что уже с 1 июля 2019 года все категории малого бизнеса перешли на использование онлайн-касс.

Когда касса не устанавливается

Разрешается работать по-прежнему без касс следующим категориям:

1. Лицам, сдающим в аренду жилье или другие площади.
2. Тем, кто занимается ремонтом обуви, торговлей в киосках, на рынках и выставках.
3. Лицам, которые предоставляют услуги по уходу за детьми и инвалидами.

В России существует немало населенных пунктов, в которых не функционирует связь или работает, но не имеет надлежащего качества для онлайн-кассы. Поэтому в труднодоступных местах ККМ не ставятся, а онлайн-касса подключается и регистрируется, но не подписывается договор с ОФД. Следовательно, данные в налоговую не передаются. Перечень таких населенных пунктов всегда присутствует в местных администрациях. По закону, к таким труднодоступным местностям относятся те населенные пункты, в которых постоянно проживает менее 10000 человек.

Фискальные накопители могут действовать разное количество времени, к примеру, 15 или 36 месяцев. Накопитель на 36 месяцев могут установить все предприниматели, не имеющие отношения к торговле подакцизных товаров. Если же это так называемая сезонная торговля, то единственный вариант — это фискальный накопитель сроком на 15 месяцев.

Чек и онлайн-касса

Пока предприниматель не обзавелся онлайн-кассой, он обязан выдавать своим клиентам бланк строгой отчетности, квитанцию или товарный чек. Это делается по просьбе покупателя, но, если предприниматель этого не сделает, ему может грозить штраф в размере до 2000 рублей. После того, как онлайн-касса начала действовать, бланк строгой отчетности и чек должны содержать одинаковые реквизиты, а печататься они могут лишь с помощью онлайн-кассы. До 1 февраля 2021 года допускается в чеке или БСО не указывать название приобретаемого товара или получаемой услуги.

При переходе на работу с онлайн-кассой, каждый ИП должен изменить параметры регистрации ККТ и обозначить новый режим налогообложения. После этого все сведения нужно передать в налоговую инспекцию.

Если контрольно-кассовый аппарат был зарегистрирован точно в срок, то ИП может претендовать на получение налогового вычета в размере 1800 рублей за одну кассу.

Цена на онлайн-кассу

Примерная стоимость всей этой процедуры складывается из следующих составляющих:

1. Приобретение онлайн-кассы обойдется от 15000 рублей.
2. Ее подключение к оператору фискальных данных сроком на 1 год обойдется дополнительно в 3000 рублей.
3. Электронная подпись для осуществления операции регистрации в налоговой инспекции — еще 2000 рублей.

Таким образом, все выходит почти 20000 рублей.

Отсрочка на покупку

По закону получить отсрочку по приобретению онлайн-кассы могут предприниматели, которые осуществляют свою деятельность без наемных работников. В законе есть оговорка, что работников нельзя нанимать по трудовому договору. Это естественно, повлекло за собой череду увольнений или перевод сотрудников на другие формы работы. Все это делалось лишь для того, чтобы не связываться с приобретением онлайн-кассы.

Налоговая служба ведет постоянные разъяснения по поводу того, что такие действия противозаконны. Каждый ИП, который так поступает, сразу нарушает и трудовое право, и налоговое законодательство. В результате кассу все равно придется приобретать, но также нужно будет и заплатить штраф.

Важно! Могут работать без касс на территориях культовых мест, где распространяют религиозную литературу и предметы, необходимые для того или иного культа. Льготу получат так же те, кто занимается реализацией своей собственной продукции.

На перевозчиков, которые осуществляют перевозку пассажиров в общественном транспорте, распространяется следующее правило: они обязаны выдавать клиенту электронный ККТ-чек.

Особенности нового закона

Если коротко, то новый закон предписывает следующие моменты:

1. Когда предприниматель осуществляет расчет с клиентами за товары или услуги, он использует онлайн-кассу. Указанная аппаратура имеет модуль памяти, который называется фискальным накопителем. На нем хранится информация. Если касса подключена к интернету, то происходит передача данных в налоговую службу. Всю стекающуюся информацию обрабатывает оператор фискальных данных, с ним предприниматели заключают договора. Фискальный накопитель подлежит обязательной замене раз в год или раз в три года.
2. Онлайн-касса понадобится не только при расчетах с покупателями, но также и при выдаче наличных средств посредством банковской карты или расчетного счета. Без кассы не обойдется и возврат средств покупателю или предоплаты, предоставления рассрочки или обмена. То есть, все операции будут проходить через онлайн-кассы.

Зачем приняли новый закон?

Многие интересуются, что же послужило причиной для внедрения онлайн-касс, о которых так много говорилось. Главная цель — это прозрачность работы предпринимателей на всех имеющихся системах налогообложения. Такое нововведение сделает невозможным предоставления недостоверных сведений в отчетностях предпринимателей, так как все данные сразу же по факту свершения поступают в налоговую службу. Даже если со связью будут возникать проблемы, то ИП сможет работать в течение 3 суток, все данные за этот период остаются в памяти устройства.

Важно! Важная проблема на сегодня — невозможность охватить внедрение онлайн-касс в труднодоступных местностях, где нет возможности работы через интернет. Еще одна актуальная проблема — недостаток необходимого оборудования.

Каждый ИП должен приобрести себе оборудование, осуществить его подключение к интернету, получить электронную подпись и пройти регистрацию в налоговой инспекции. Только после всех этих манипуляций можно полноценно работать и печатать чеки новым способом.

Требования

Требования к оборудованию:

1. Кассовый аппарат обязательно должен содержаться в реестре контрольно-кассовой техники (ККТ), полный перечень которой устанавливается налоговой инспекцией.
2. Фискальный накопитель, который, представляет собой устройство, схожее с обыкновенной картой памяти. Он идет обычно вместе с кассой. Все данные по нему нужно отправить оператору в налоговую службу и оператору фискальных данных.
3. В продаже есть компактные модели, которые весят менее 1 кг и имеют размер чуть больше 20 см. Это может быть актуально для предпринимателей, осуществляющих специфические виды деятельности.
4. Стоимость на аппаратуру может быть разной в пределах 18-35 тысяч рублей, государство предусмотрело налоговый вычет по этой покупке. Это позволит предпринимателю частично вернуть свои деньги, затраченные при покупке. Деньги вычета не выдаются на руки, а минусуются из налога.
5. Аппаратура имеет разные параметры, к примеру, скорость печати, допустимую нагрузку и прочее. От этого в немалой степени зависит стоимость.
6. К самому аппарату предъявляются следующие требования: сохранение данных о печати чеков на накопитель, прямая передача сведений в ОФД, хорошо различаемый заводской номер на корпусе, предоставление отчетов о чеках, не поступивших в ОФД (их распознают по номерам, которые фиксируются в накопителях). Еще одно условие для аппаратуры: бесперебойная работа по всем каналам связи. Если хотя бы в чем-то одном аппарат не соответствует заявленным требованиям, то налоговая инспекция не возьмет его на учет.

Подключение

Для того, чтобы подключить оборудование, необходимо:

1. Выбрать подходящего оператора фискальных данных. Каждый ИП имеет право сделать это самостоятельно. С ОФД заключается договор либо в офисе, либо на сайте. Список операторов присутствует на сайте ФСН. За услуги оператора придется платить ежегодно порядка 3000 рублей.
2. Подключить кассу и интернету. Это осуществляется разными способами: проводной и беспроводной способ, мобильный, USB. Зачастую кассовый аппарат дает возможность подключаться к интернету разными способами, нужно просто выбрать оптимальный для себя. Важно, чтобы в месяц было не менее 1 ГБ трафика при пропускной способности 32-64 кбит/сек. В форс-мажорных обстоятельствах касса способна работать в режиме автономии (без интернета) и за месяц хотя бы раз все данные попадут в налоговую инспекцию.
3. Получение усиленной электронной подписи, заказать ее можно в удостоверяющем центре. После составления заявки и оплаты она будет готова в течение 2-4 дней. Она выдается вместе с сертификатом, который служит один год, а затем требует продления.